Import - Caseware Working Papers (Directe Databasekoppeling)

U kunt deze koppeling gebruiken om direct op een Caseware administratie te koppelen.

Verbinding instellen

U opent de connectie instellingen via het knopje en kiest vervolgens uit het menu 'Selecteer'. U kunt vervolgens het administratiebestand (.ac) kiezen voor de gewenste administratie.

Weet u niet waar deze exact staat dan kunt u dat navragen bij uw systeembeheerder. Natuurlijk zal uw toepassing rechten moeten hebben om verbinding met de Caseware database te maken. Hoe u dit kunt doen kunt u navragen bij u systeembeheerder.

Voor de verbinding met een Caseware database dient u de Visual FoxPro driver op uw computer geïnstalleerd te hebben. Wanneer uw een bestand heeft geselecteerd en ondanks dat kunt u geen gegevens ophalen uit de database kan het zijn dat deze driver ontbreekt op uw computer. Kunt u wel de perioden ophalen, maar het koppelbestand niet bewerken dan ligt dat natuurlijk niet aan de driver.

Drivers kunt u downloaden via: Drivers

Opties

Nadat uw verbinding is gemaakt kunt u voor Caseware nog een aantal opties instellen. U doet dit ook via het knopje en vervolgens "Opties".

De opties die voor Caseware working papers kunnen worden gebruikt:

Administratie (indien er meerdere administraties aanwezig zijn)
Rekening soort (Rekening nummers of mapping codes)
Soort cijfers (Actueel of budget)
Periode type om te importeren

Bij het periode type kan worden gekozen voor welke periode soort (Jaren / Maanden / Kwartalen) er gegevens moeten worden geïmporteerd in Visionplanner. Het periode type die gekozen wordt moet wel aangezet zijn in Caseware. Is dat niet zo dan is het type misschien wel te kiezen in Visionplanner maar kan het zijn dat een deel van de cijfers onjuist geïmporteerd wordt. U kunt dit instellen in Caseware via 'Opdracht' - 'Eigenschappen' -'Rapportage data', de te importeren periode type moet aanstaan en op 'Onafhankelijk' staan.

Is de administratie gecomprimeerd of worden er NAW gegevens uit de database overnomen dan is het nodig dat Caseware Working papers geïnstalleerd is op de computer waarop de gegevens worden ingelezen in Visionplanner. Ook dient bij de opties de inlognaam en wachtwoord voor deze administratie ingevuld te worden. Vaak staan deze standaard op 'sup', 'sup' ingesteld. In andere gevallen is dat niet noodzakelijk.

De optie Gegevens cumulatief / als stand importeren maakt het mogelijk om zonder de gehele historie te koppelen de juiste data (beginbalans) in te lezen. Dit heeft als voordeel dat als er periode in Visionplanner zijn dichtgezet, maar er wordt toch nog geboekt in deze perioden, deze boekingen in de eerst volgende periode wel worden meegenomen in de telling.

Op deze manier zullen de waarden blijven aansluiten met de waarde uit de database. De import zal iets langzamer kunnen zijn als u deze optie aanzet.

Importeren

Nadat u de opties ingesteld heeft kunt u de perioden en rekeningen in uw administratie volgens de standaard Visionplanner importprocedure kiezen. In de hulpfunctie (F1) van het programma of de handleiding van Visionplanner kunt u daar meer informatie over vinden. De handleiding kunt u downloaden vanaf deze pagina.

Het is met deze import mogelijk om zowel bestanden welke jaarcijfers als bestanden welke maandcijfers bevatten te importeren. U kunt bij het koppelen van de perioden kiezen om jaarcijfers (/0) of maandcijfers (/1.../12) te gebruiken. Het is niet mogelijk om deze in één jaar beide te gebruiken. Wanneer u ervoor kiest om binnen Caseware rekeningen voor een bepaald jaar uit te splitsen op maanden dan u moet dat binnen dat jaar voor alle rekeningen doen. Zijn er voor hetzelfde jaar zowel rekeningen op maand als op jaar niveau uitgesplitst dan kunnen de cijfers niet juist in Visionplanner ingelezen worden.

Als u beschikt over de module QueryManager dan kunt u met deze koppeling vanuit het Financieel overzicht en de tabellen in de dashboards doorzoomen op de in de database opgeslagen transacties. Daarnaast kunt u dan ook tabellen en grafieken in uw dashboards en rapporten uit uw eigen database rapporteren middels zelf samengestelde databasequery's.