Import - Afas Profit Online

Met behulp van deze koppeling kunt u cijfers inlezen vanuit Afas Profit online via de webservice.

Deze import kan alleen gebruikt worden met een gebruikerstoken. Tot 31 december 2016 kunnen Afas gebruikers ook gebruik maken van Import 1207 om gegevens te importeren via een gebruikersnaam/wachtwoord. Na 1 januari 2017 zal AFAS die authenticatie methode niet meer ondersteunen.

Verbinding met de gegevens

Via de knop Administratie kiest u selecteer. U moet drie zaken opgeven:

Profit omgeving

Dit is de omgevingscode zoals die ook in profit staat. Meestal zal deze in de vorm van 12345AA staan

Gebruikerstoken

Dit is de toegangssleutel die u in Afas kunt aanmaken, daarvoor moet u in uw AFAS profit een aantal stappen ondernemen,

Authoriseren van de gebruiker:

Ga naar Beheer -Authorisatie tool
Kies de gebruiker waarmee u de Getconnectoren wilt uitvoeren
Zorg dat de vink bij Connector aanstaat

Aanmaken gebruikerstoken:

Ga naar Beheer - App connector
Klik op Nieuw en vul een naar in voor de nieuwe App Connector, bijvoorbeeld 'Visionplanner connector'
Kies de gebruiker of de gebruikersgroep die je toegang wilt geven tot deze App Connector
Klik op Voltooien er wordt nu een scherm met de eigenschappen van de App Connector getoond
Zorg dat het vinkje bij Geblokkeerd uit staat
Ga naar het onderdeel GetConnectoren
Klik op Nieuw en klik minimaal de benodige GetConnectoren (zie hierboven) aan
Klik op Voltooien
Ga naar het onderdeel Gebruikerstokens
Klik op Nieuw en kies de specifieke gebruiker waarmee de GetConnectoren zullen worden uitgevoerd, dit is de gebruiker die u hierboven heeft geautoriseerd
Geen de gebruikerstoken een naam
In het volgende scherm wordt de token weergegeven.

Kopieer de token en plak deze in Visionplanner. Kopieer de hele token, dus inclusief de XML tekens.

Let op: Je krijgt deze token slechts een keer te zien in Afas. Later is de token niet meer op te vragen. Heeft u de token nog een keer nodig dan moet er een nieuwe Gebruikerstoken aangemaakt worden.

Domein

Gebruikt u AFAS online dan hoeft u hier niets in te vullen. Alleen als u gebruik maakt van een eigen server of de test omgeving van AFAS dan dient u hier de URL daarvan in te geven.

Afas gebruikt GetConnectoren om de gegevens op te vragen. Klik op de onderstaande link om te weten welke GetConnectoren er nodig zijn:

GetConnectoren

Visionplanner kan gegevens opvragen uit AFAS Profit door gebruik te maken van door AFAS aangeleverde GetConnectoren. Om gevens in te lezen zijn de volgende connectoren nodig:

Caseware_periodesaldi
CaseWare_Periods
Caseware_Periodtable
Precal_Administraties
Precal_Crediteur
Precal_Debiteur
Precal_Openstaande_Posten_crediteur
Precal_Openstaande_Posten_debiteur
Profit_Transactions_Allocated

Deze connectoren moeten aanstaan en uitgevoerd kunnen worden door de in de AppConnector aangegeven gebruiker.

Zijn er problemen dan is het verstandig om de AFAS connector via Algemeen - Uitvoer - Beheer - GetConnector in AFAS Proftor uit te testen. Dat doet u door een connector uit te voeren en de juiste gebruiker gegevens op te geven.

Opties

Voor deze koppeling kunnen een paar extra opties worden gekozen, ook hiervoor klikt u op het knopje achter 'administratie' en kiest u nu voor 'Opties'.

Administratie
Periode tabel (meestal slechts een aanwezig)
Kostenplaatsen gebruiken

In het scherm 'kolommen toewijzen' scherm kan via het hulpknopje de optie 'Cumulatief/Als stand importeren' aangezet worden. Deze optie maakt het mogelijk om zonder de gehele historie te koppelen de juiste data (beginbalans) in te lezen. Dit heeft als voordeel dat als er periode in Visionplanner zijn dichtgezet, maar er wordt toch nog geboekt in deze perioden, deze boekingen in de eerst volgende periode wel worden meegenomen in de telling.

Op deze manier zullen de waarden blijven aansluiten met de waarde uit de database. De import zal iets langzamer kunnen zijn als u deze optie aanzet.

Importeren

Nadat u de opties ingesteld heeft kunt u de perioden en rekeningen in uw administratie volgens de standaard Visionplanner import procedure kiezen. In de hulpfunctie (F1) van het programma of de handleiding van Visionplanner kunt u daar meer informatie over vinden. De handleiding kunt u downloaden vanaf deze pagina.

Als u het in de import opties aangeeft kunt u de Visionplanner rekeningen openklappen en ziet u de geïmporteerde rekeningen. Vanuit het Financieel overzicht en de tabellen in de dashboards doorzoomen op de in exact online opgeslagen transacties.