Import - Exact Globe Directe Databasekoppeling

U kunt deze koppeling gebruiken om direct op een Exact Globe database te koppelen.

Grote beer

Het pakket Grote Beer is een aantal jaren geleden overgenomen door Exact. Grote Beer is toen de onderliggende database van Exact gaan gebruiken voor de opslag van gegevens. Met deze koppeling zijn dus ook gegevens uit de nieuwere versies van Grote Beer te lezen.

Exact Globe Next

Ook Exact Globe Next maakt voor de financiele gegevens gebruik van de 'normale' Exact Globe database. Dus ook daaruit kunnen met deze koppeling gegevens gelezen worden.

Exact Globe 'in de cloud'

Het is tegenwoordig ook mogelijk dat Exact Globe 'In de cloud' gehost wordt. Dan staat Exact op een externe server en wordt daarmee verbonden via een toepassing op de lokale computer, bijvoorbeeld via een 'Extern bureaublad'. Visionplanner kan ook gegevens uit die database lezen maar om verbinding met de database te maken moet dan ook Visionplanner op die externe computer geïnstalleerd worden.

Staat Visionplanner lokaal dan zal de beheerder van de cloud server rechten moeten geven en uit moeten leggen hoe er van de lokale computer verbinding met de database gemaakt kan worden. Visionplanner maak op dezelfde manier verbinding met de database als bijvoorbeeld Excel en/of Managementstudio. De meeste beheerders zullen dan weten wat er nodig is om dat tot stand te brengen en of zij dat kunnen.

Alternatief kan er ook gebruik gemaakt worden van de Visionplanner connector op de externe computer.

Verbinding met de gegevens

Natuurlijk zal uw toepassing rechten moeten hebben om verbinding met de Exact database te maken. Hoe u deze kunt krijgen kunt u navragen bij u systeembeheerder.

U opent de connectie instellingen via het knopje achter administratie en kiest vervolgens uit het menu 'Selecteer'. U kunt dan de server selecteren en de database op die server. Welke gebruikersrechten u moet opgeven kan uw systeembeheerder u normaal gesproken aangeven.

Nadat u de koppeling ingesteld heeft kunt u bij het importeren een melding krijgen m.b.t. "ExactLicense" en/of is het niet mogelijk om gegevens te importeren. Dit geeft meestal aan dat de credentials niet correct zijn of dat bepaalde instelling/rechten niet correct zijn op de SQL server zelf. Meer informatie

Opties

Nadat uw verbinding is gemaakt kunt u voor Exact nog een aantal opties instellen. U doet dit ook via het knopje en vervolgens "Opties".

De volgende opties zijn beschikbaar:

Soort cijfers: Actueel of Budget. Gebruik<5 alleen als u Exact Globe versie 4 of lager gebruikt, niet voor Exact Globe Next!
Budget scenario
Datum soort (zie onder voor uitleg)
Kostenplaats (zie onder voor uitleg)
Specificatie (zie onder voor uitleg)
Rekening Groepering
Voor of na resultaat verwerking
Inclusief of Exclusief Sluitposten

Voor de datumselectie heeft u de keuze uit de volgende opties:

Boekdatum
Boekdatum - Kalenderweken
Rapportagedatum
Rapportagedatum - Maanden
Rapportagedatum - 13 Perioden
Rapportagedatum - Fiscale weken
Rapportagedatum - Kalenderwerken

Bij de opties voor 13 perioden en fiscale weken start de eerste periode op 1 januari en daarna hebben de perioden 28 of 7 dagen. De optie om kalenderweken te kunnen gebruiken werkt pas vanaf Visionplanner versie 3.17.

Voor de kostenplaats kan gekozen worden uit:

Kostenplaats
Kostendrager
Kostenplaats + Kostendrager
Categorie 1 - 4

Voor specificatie kan gekozen worden uit:

Artikelcode
Artikelgroep
Projectcode
Aantallen
Land debiteur / crediteur
Land + Medewerker

Aan de opties in het onderste vak hoeft u normaal gesproken geen wijzigingen aan te brengen. Soms kan de performance van de verbinding verbeterd worden door andere keuzen te maken. Is dat noodzakelijk dan zal uw systeembeheerder u daar eventueel mee kunnen helpen.

In het scherm 'kolommen toewijzen' scherm kan via het hulpknopje de optie 'Cumulatief/Als stand importeren' aangezet worden. Deze optie maakt het mogelijk om zonder de gehele historie te koppelen de juiste data (beginbalans) in te lezen. Dit heeft als voordeel dat als er periode in Visionplanner zijn dichtgezet, maar er wordt toch nog geboekt in deze perioden, deze boekingen in de eerst volgende periode wel worden meegenomen in de telling.

Op deze manier zullen de waarden blijven aansluiten met de waarde uit de database. De import zal iets langzamer kunnen zijn als u deze optie aanzet.

Importeren

Nadat u de opties ingesteld heeft kunt u de perioden en rekeningen in uw administratie volgens de standaard Visionplanner import procedure kiezen. In de hulpfunctie (F1) van het programma of de handleiding van Visionplanner kunt u daar meer informatie over vinden. De handleiding kunt u downloaden vanaf deze pagina.

Als u beschikt over de module QueryManager dan kunt u met deze koppeling vanuit het Financieel overzicht en de tabellen in de dashboards doorzoomen op de in de database opgeslagen transacties. Daarnaast kunt u dan ook tabellen en grafieken rapporten uit uw eigen database rapporteren middels zelf samengestelde databasequery's.