Import - Excel bestand

U kunt deze koppeling gebruiken om direct op een willekeurig Excel bestand te koppelen via ADO. Hiermee kan er geïmporteerd worden uit een Excel bestand waarvan de indeling niet bij Visionplanner bekend is. Voor veel administratiepakketten is een speciale koppeling aanwezig. Vaak zal deze sneller en efficiënter zijn dan een zelf gebouwde koppeling. Visionplanner kan op de zelfgemaakte koppelingen natuurlijk geen ondersteuning geven.

Deze koppeling werkt vanaf Visionplanner versie 3.19.

Verbinding maken

Natuurlijk zal uw toepassing rechten moeten hebben om verbinding met de database te maken. Hoe u dit kunt doen kunt u navragen bij u systeembeheerder.

U opent de connectie instellingen via de knop 'Administratie' en kiest vervolgens uit het menu 'Selecteer'. U kunt dan het Excel bestand kiezen, via opties moet ingesteld worden uit welk tabblad de gegevens gelezen moeten worden.

Openen van XLSX bestanden

Om deze import te gebruiken dient een Microsoft driver op uw computer aanwezig te zijn. Voor XLSX bestanden is de 'Microsoft Office Access database Engine OLE DB Provider'. Bij het installeren van Microsoft Office 2007 en hoger wordt die automatisch geïnstalleerd.

Is de Microsoft driver niet beschikbaar, dan geeft de koppeling bij het selecteren van een Excel bestand een foutmelding.

Download Microsoft Driver voor het benaderen van XLSX bestanden

Voor deze installatie zijn wel beheerrechten op de computer nodig. Na het installeren van deze driver moet u Visonplanner opnieuw opstarten en het bestand opnieuw selecteren

Voor Visionplanner dient de 32-bits versie geïnstalleerd te worden en niet de 64-bits versie. In sommige gevallen kan tijdens de installatie van de driver een melding worden gegeven dat de installatie niet kan plaatsvinden omdat er reeds 64-bits office programma's geïnstalleerd zijn. Als het kan verwijder die dan en installeer ook daarvan de 32 bit versie. Kan dat niet dan kan geprobeerd worden om de Microsoft office 2007 versie te installeren. Vaak kan die wel geinstalleerd worden en vrijwel elk XLSX bestand zal daarmee gewoon gelezen kunnen worden.

Openen van XLS bestanden

Om deze import te gebruiken dient een Microsoft driver op uw computer aanwezig te zijn. Voor XLS bestanden volstaat 'Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider' welke in bijna alle Windows versies standaard aanwezig is.

Is de Microsoft driver niet beschikbaar, dan geeft de koppeling bij het selecteren van een Excel bestand een foutmelding.

Openen van XML bestanden

Execl bestanden kunnen ook worden opgeslagen in XML formaat (Excel 2003 XML). Deze bestanden kunnen met deze koppeling niet ingelezen worden. Gebruik bijvoorbeeld Microsoft Excel, Open office of Google Sheets om het bestand op te slaan als XLS of XLSX bestand.

Opties

Nadat uw verbinding is gemaakt kunt u nog een aantal opties instellen. U doet dit ook via het knopje achter 'Administratie' en vervolgens "Opties". U kunt instellen uit welk tabblad Visionplanner de gegevens importeert. Eventueel kan er ook uit meerdere tabbladen geïmporteerd worden, de tabbladen moeten de gegevens dan wel in dezelfde kolommen hebben staan.

Daarnaast kan er worden ingesteld of de eerste rij de kolomtitels bevat of dat er geen kolomtitels in de bovenste rij van het werkblad staan.

Ook kan worden gekozen of het type van elke cel apart bepaald moet worden of dat dat per kolom gebeurd. Standaard staat dat op 'Per cel' en dat kan ook het beste gewoon blijven staan. Dat heeft als voordeel dat als er in de kolommen met getallen toch ook cellen met teksten staan dat dat automatisch goed gaat. Alleen als het om heel grote werkbladen gaat is het mogelijk verstandig om deze instelling op 'Per kolom' te zetten, dan zal de import mogelijk sneller werken.

Aan de opties in het onderste vak hoeft u normaal gesproken geen wijzigingen aan te brengen. Soms kan de performance van de verbinding verbeterd worden door andere keuzen te maken. Is dat noodzakelijk dan zal uw systeembeheerder u daar eventueel mee kunnen helpen.

Kolommen kiezen

Via 'Kolommen toewijzen' kunt u vervolgens de kolommen kiezen waaruit Visionplanner de gegevens moet inlezen. Dit doet u door op de kop van een kolom te klikken en daar aan te geven welke kolom dit is. Om te kunnen inlezen zullen de kolommen 'Rekening' en 'Debet' in ieder geval voor een kolom ingesteld moeten worden.

Import Query instellen

Voor de rest werkt deze koppeling exact gelijk als de Algemene Directe Databasekoppeling meer informatie over het ingeven van een selectie en het gebruik ervan kunt u daar vinden.

Als u beschikt over de module Query Manager dan kunt u met deze koppeling tabellen en grafieken uit uw eigen database rapporteren middels zelf samengestelde databasequery's.